Email ; Etika Penulisan Email dan Mailing List (Milis)
Etika Penulisan E-mail
Netiket atau nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e‑mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka berkomunikasi dengan e‑mail butuh tatacara tersendiri.
1) Perlakukan E‑mail secara pribadi
Jika
seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,
Anda tidak sepatutnya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok, grup, atau mailing‑list. E‑mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
2) Jangan gunakan huruf kapital
Seperti
halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan email yang
menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi
di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail
atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.
3) Jangan gunakan CC
Jika
Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misaInya di mailing list),
jangan cantumkan nama‑nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu,
semua orang yang menerima e‑mail Anda akan bisa melihat alamat‑alamat
e‑mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e‑mailnya
dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara
ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e‑mailnya sendiri.
4) Jangan membicarakan orang lain
Jangan
membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelekannya.
Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail memiliki fasilitas
bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya
(forward) ke orang lain.
5) Jangan terlalu banyak mengutip
Berhati‑hatilah
dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar
program maller biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara
otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang
dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu,
dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu
panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat,
yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima,
tetapi juga pada pihak pengirim. Selain itu, jika kutipan itu Anda
kirimkan untuk orang lain (misalnya isi email dari A Anda kirimkan untuk
B) maka sebaiknya Anda menyertakan sumber, terutama jika e-mail
tersebut berisi gagasangagasan penting. Mengutip gagasan tanpa
menyertakan sumber akan membuat Anda dicap sebagai plagiat.
6) Jawablah secara masuk akal.
Jawablah
setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga
pertanyaan dalam satu jawaban, atau menjawab pesan e-mail yang panjang
lebar dalam satu kata : “Good”
7) Jangan gunakan format HTML
Sumber : http://belajarramerame.blogspot.co.id/2008/08/etika-penulisan-email_8040.html
Mailing List
Mailing list adalah sebuah fasilitas dimana kita dapat mengirimkan satu subject e-mail ke satu alamat
e-mail dimana akan didistribusikan secara otomatis ke beberapa alamat e-mail yang terdaftar sebagai
anggota dalam mailing list tersebut. Fasilitas ini biasa digunakan dalam kelompok diskusi atau satu
tim kerja yang saling terkait.
Ada 2 macam mailing list :
1. Mailing list bebas (Unmoderated Mailing list); dimana e-mail yang dikirim oleh seorang anggota
langsung didistribusikan kesemua anggota.
2. Moderated Mailing list; e-mail yang dikirim akan diperiksa terlebih dahulu oleh seorang moderator
untuk kemudian dikirim ke seluruh anggota. Moderator tidak harus seorang administrator atau
koordinator.
Untuk menjadi anggota dalam suatu mailing list, biasanya kita cukup mengirimkan e-mail dengan
menuliskan di subject dan body mail kata SUBSCRIBE kesuatu e-mail address dari mailing list
tersebut sedangkan untuk mengundurkan diri dari keanggotaan tersebut cukup mengirimkan e-mail
dengan subject dan menuliskan di body mail kata UNSUBSCRIBE.
Sumber : http://handel.pacific.net.id/TS/indonesia/html/email/email8.html
Komentar
Posting Komentar